چرا مدیریت حرفه ای پروژه، عامل مشخص کننده در موفقیت پروژه های ساختمانی است؟
به گزارش مجله گذر عمر، موفقیت یک پروژه ساختمانی فقط به کیفیت طراحی یا توان اجرایی پیمانکار وابسته نیست. بسیاری از پروژه هایی که از نظر فنی قابلیت اجرای مناسبی دارند، به علت ضعف در برنامه ریزی، هماهنگی، کنترل هزینه یا تصمیم گیری با تأخیر روبرو می شوند. نتیجه می تواند افزایش بودجه، طولانی شدن زمان ساخت، دوباره کاری و حتی توقف پروژه باشد.
در مقابل، پروژه ای که از ابتدا تحت مدیریت حرفه ای قرار می گیرد، مسیر معین تری برای رسیدن از طراحی به اجرا و در نهایت تحویل دارد. مدیریت پروژه در اینجا به معنی برگزاری جلسات بیشتر یا تهیه گزارش های متعدد نیست؛ بلکه هدف آن ایجاد هماهنگی میان تصمیمات فنی، مالی، زمانی و اجرایی است.
هرچه تعداد عوامل درگیر، حجم سرمایه گذاری و پیچیدگی فنی پروژه بیشتر گردد، اهمیت این مدیریت نیز افزایش پیدا می نماید.
مدیریت حرفه ای پروژه ساختمانی یعنی چه؟
مدیریت پروژه مجموعه ای از فعالیت های برنامه ریزی، هماهنگی، پایش و کنترل است که از شروع پروژه تا تکمیل آن ادامه دارد.
یک تیم مدیریت پروژه باید بتواند معین کند چه کاری، در چه زمانی، با چه منابعی، به وسیله چه فرد یا مجموعه ای و با چه بودجه ای انجام خواهد شد.
این فرآیند معمولاً حوزه هایی مانند موارد زیر را پوشش می دهد:
- برنامه ریزی زمان اجرای پروژه
- کنترل هزینه و بودجه
- هماهنگی میان طراح، پیمانکار و کارفرما
- مدیریت خرید و تأمین
- کنترل تغییرات
- مدیریت ریسک
- پایش کیفیت اجرا
- آنالیز پیشرفت واقعی
- گزارش دهی مدیریتی
- کنترل تعهدات قراردادی
این بخش ها مستقل از یکدیگر نیستند. تغییر در هرکدام ممکن است سایر حوزه ها را نیز تحت تأثیر قرار دهد و دقیقاً همین ارتباط است که مدیریت پروژه را به یک فعالیت تخصصی تبدیل می نماید.
مدیریت پروژه چگونه هزینه ها را کنترل می نماید؟
افزایش هزینه معمولاً نتیجه یک اتفاق بزرگ نیست. مجموعه ای از تصمیم های کوچک می تواند به تدریج بودجه پروژه را تحت فشار قرار دهد.
خرید دیرهنگام مصالح، تغییر نقشه پس از اجرا، استفاده نامناسب از منابع، دوباره کاری و تمدید مدت حضور پیمانکاران نمونه هایی از این هزینه ها هستند.
در مدیریت حرفه ای، هزینه واقعی به صورت مستمر با بودجه مقایسه می گردد تا انحراف ها زودتر معین شوند.
برای کنترل مالی مؤثر باید حداقل سه موضوع روشن باشد:
| موضوع | پرسش اصلی |
| بودجه | برای هر بخش چه اندازه هزینه پیش بینی شده است؟ |
| هزینه واقعی | تا به امروز چه اندازه هزینه شده است؟ |
| هزینه تکمیل | برای ادامه و تکمیل پروژه چه بودجه ای احتیاج است؟ |
این اطلاعات به مدیران یاری می نماید قبل از اینکه کسری بودجه به بحران تبدیل گردد، درباره آن تصمیم بگیرند.
زمان پروژه چگونه تحت کنترل قرار می گیرد؟
تأخیر یکی از متداول ترین مسائل پروژه های ساختمانی است.
اما همه تأخیرها یکسان نیستند. تأخیر در یک فعالیت فرعی ممکن است تأثیر زیادی بر تاریخ خاتمه نداشته باشد، در حالی که تأخیر چندروزه در یک فعالیت بحرانی می تواند زمان تحویل پروژه را جابه جا کند.
مدیریت پروژه باید معین کند کدام فعالیت ها مستقیماً روی تاریخ تحویل اثر دارند و منابع پروژه براساس این اولویت تخصیص پیدا نمایند.
بعلاوه پیشرفت واقعی باید در بازه های منظم با برنامه مقایسه گردد.
اگر انحراف ایجاد شده باشد، تیم پروژه باید علت آن را پیدا کند و معین کند آیا به وسیله تغییر توالی فعالیت ها، افزایش منابع یا اصلاح روش اجرا امکان جبران وجود دارد یا خیر.
مدیریت تغییرات چرا اهمیت دارد؟
تغییر در پروژه ساختمانی اجتناب ناپذیر است. ممکن است کارفرما خواسته جدیدی داشته باشد، شرایط اجرا تغییر کند یا طراحی احتیاجمند اصلاح باشد.
مسئله اصلی خود تغییر نیست؛ بلکه نحوه مدیریت آن است.
قبل از تصویب یک تغییر باید اثر آن از نظر هزینه، زمان و اجرا آنالیز گردد.
برای نمونه تغییر نوع یک مصالح ممکن است در ظاهر ساده باشد، اما اگر خرید قبلی صورت گرفته باشد یا اجرای فعالیت های وابسته شروع شده باشد، هزینه واقعی تغییر بسیار بیشتر خواهد شد.
مدیریت پروژه با ایجاد فرآیند معین برای آنالیز و تأیید تغییرات، از تصمیم های عجولانه جلوگیری می نماید.
مدیریت خرید و تأمین بخشی از مدیریت پروژه است
عملیات ساختمانی فقط زمانی پیش می رود که مصالح و تجهیزات در زمان مناسب در دسترس باشند.
سفارش دیرهنگام یک تجهیز می تواند فعالیت های متعددی را متوقف کند. از طرف دیگر خرید بیش از حد زودهنگام نیز ممکن است باعث اشغال فضای کارگاه و بلوکه شدن نقدینگی گردد.
بنابراین برنامه تأمین باید براساس برنامه اجرا شکل بگیرد.
اقلامی که زمان تحویل بیشتری دارند باید زودتر شناسایی شوند و سفارش آن ها با توجه به احتیاج واقعی پروژه انجام گردد.
این موضوع در پروژه هایی که تجهیزات تخصصی یا وارداتی دارند اهمیت بیشتری پیدا می نماید.
مدیریت پروژه چه زمانی اهمیت بیشتری پیدا می کند؟
در پروژه های کوچک نیز برنامه ریزی و کنترل اهمیت دارند؛ اما هرچه پیچیدگی افزایش یابد، مدیریت حرفه ای ضروری تر می گردد.
برای مثال در شرایط زیر اهمیت آن بیشتر است:
- چند پیمانکار هم زمان در پروژه فعالیت دارند؛
- مبلغ سرمایه گذاری قابل توجه است؛
- تاریخ تحویل محدودیت جدی دارد؛
- تجهیزات تخصصی باید خریداری شوند؛
- طراحی و اجرا هم زمان پیش می روند؛
- تغییرات پروژه زیاد است؛
- کارفرما مستقیماً درگیر مدیریت اجرایی نیست.
در چنین شرایطی، نبود ساختار مدیریتی می تواند باعث گردد تصمیمات بخش های مختلف بدون توجه به اثر آن ها بر کل پروژه گرفته شوند.
نقش تیم متخصص در مدیریت پروژه
مدیریت حرفه ای احتیاجمند نگاه یکپارچه است. مسئله ای که در ظاهر اجرایی به نظر می رسد، ممکن است ریشه مالی یا قراردادی داشته باشد.
به همین علت مدیر پروژه باید بتواند ارتباط میان بخش های مختلف را تشخیص دهد و تصمیم ها را صرفاً از یک زاویه آنالیز نکند.
در همین چارچوب، گروه ارشتات در پروژه های ساختمانی و عمرانی بر هماهنگی میان مدیریت، برنامه ریزی، اجرا، تأمین و کنترل پروژه تمرکز دارد تا مسائل پروژه به صورت جدا از یکدیگر آنالیز نشوند.
هدف چنین رویکردی این است که تصمیمات پروژه با درنظرگرفتن اثر آن ها بر هزینه، زمان، کیفیت و ریسک اجرایی اتخاذ شوند.
آیا مدیریت حرفه ای هزینه اضافی محسوب می گردد؟
گاهی مدیریت پروژه به عنوان یک هزینه جانبی دیده می گردد، در حالی که مقایسه درست باید براساس هزینه مسائلی انجام گردد که از آن ها جلوگیری می گردد.
یک تغییر دیرهنگام، چند هفته تأخیر یا دوباره کاری بخشی از ساختمان می تواند هزینه ای بسیار بیشتر از ایجاد یک سیستم مدیریت و کنترل مناسب داشته باشد.
ارزش مدیریت حرفه ای زمانی معین می گردد که پروژه بتواند مسائل را زودتر ببیند و قبل از تبدیل شدن آن ها به هزینه های سنگین اقدام کند.
جمع بندی
پروژه ساختمانی پیروز الزاماً پروژه ای نیست که در مسیر آن هیچ مسئله ای رخ نداده باشد. تغییر، ریسک و محدودیت بخشی طبیعی از ساخت وساز هستند.
تفاوت اصلی در نحوه مواجهه با این مسائل است.
مدیریت حرفه ای پروژه باعث می گردد زمان، هزینه، کیفیت، تأمین، قراردادها و منابع به صورت یک سیستم واحد دیده شوند. پیشرفت پروژه به طور مستمر پایش می گردد، انحراف ها زودتر شناسایی می شوند و تصمیمات بر اساس اطلاعات واقعی گرفته خواهند شد.
در نهایت، مدیریت مناسب فاصله میان اجرای فعالیت ها و رسیدن پیروز پروژه به هدف را پر می نماید. ممکن است تمام تیم ها در کارگاه مشغول باشند، اما بدون برنامه، هماهنگی و کنترل، این فعالیت ها الزاماً پروژه را در مسیر درست پیش نمی برند.
به همین علت مدیریت حرفه ای را می توان یکی از عوامل معین نماینده در پیروزیت پروژه های ساختمانی دانست؛ عاملی که به کارفرما یاری می نماید سرمایه، زمان و منابع پروژه را با دیدی روشن تر و ریسک کمتر مدیریت کند.
منبع: اتاق